Meetings - eine Endlosschleife oder schnell und zielführend?

Artikel von Dagmar Strehlau

Wie laufen bei Ihnen Meetings ab? Gibt es eine Meetingkultur? Ist diese definiert und festgelegt? Früher sprach man von einer Besprechung – heute werden Meetings terminiert und abgehalten. Der neue Name bedingt aber nicht unbedingt einen anderen Umgang mit diesem Instrument. Meeting hört sich modern und progressiv an – aber mit der Mode gehen – heißt nicht unbedingt auch eine effizientere und bessere Vorgehensweise.
In manchen Projekten entwickelt sich der Eindruck, dass man länger in Meetings sitzt, als zu der eigentlichen Projektarbeit zu kommen. Es stellt sich die Frage, wie ernst ein Meeting genommen wird: Einige der Projektmitglieder kommen grundsätzlich zu spät, verlassen den Raum, wenn das Handy klingelt, es gibt häufig kein fest definiertes Thema und die Agenda ist nur vage definiert, gefühlt kennt das Meeting keinen richtigen Anfang – und leider auch kein Ende.
Themenstellungen, die Ihnen bekannt vorkommen? Geschieht dies nur, wenn Sie die Meetings anderer besuchen oder – wenn Sie ehrlich sind – laufen Ihre Meetings auch nicht immer rund ab?
In Trainings zum „Projektmanagement“ werden im Regelfalle auch der Aufbau und Ablauf eines effizienten Meetings angesprochen und trainiert. Die wichtigsten Punkte für die Organisation und der Ablauf von Meetings sind Ihnen wahrscheinlich auch bekannt, der Trainer hat Sie Ihnen damals auch sehr gut vermittelt. Aber was wenden Sie davon heute noch an?
Wir haben für Sie als einen kleinen Reminder, die wichtigsten Punkte zusammengestellt:

1. Teilen Sie Termin und Veranstaltungsort allen mit. Selbstverständlich sagen Sie? Ja natürlich, aber haben Sie nicht schon einmal vor einem leeren Meetingraum gestanden oder mit anderen gemeinsam nach dem Raum gesucht? Oder der Termin wurde verschoben und leider ist diese Mitteilung nicht an alle Beteiligten herausgegangen.

2. Geben Sie das Thema und die Zielsetzung klar und deutlich vor, idealerweise mit Agenda, sodass sich wirklich alle auf ihre Themenstellungen vorbereiten können und die Informationen gezielt mitnehmen können. Dies gestaltet das Prozedere schon um einiges effizienter und leichter.

3. Wichtig ist auch bei der Zusammenstellung der Agenda auf die Themenabfolge zu achten: -

Überprüfung des Protokolls des vorherigen Meetings: Ist alles umgesetzt?
Dringliches zuerst!
- Vorgehen nach Prioritäten
- Mit Routinethemen starten
- Mit keinem emotional besetzten Thema starten – ansonsten ist die Besprechung schneller vorüber, als sie begonnen hat
Planen Sie ein großzügiges Zeitbudget ein – es ist immer schöner, früher etwas zu beenden, als völlig nervös dazusitzen, da ein großer Teil der Teilnehmer schon in den nächsten Termin entschwindet.

4. Denken Sie daran, ein Meeting oder eine Besprechung ist kein Workshop – die Personenanzahl sollte zwischen 2 - 10 Personen liegen.

5. Bereiten Sie nicht zu viele Folien vor. Eine Besprechung oder ein Meeting sollte helfen über Themen zu sprechen und zu diskutieren und keine Präsentation von einer Seite sein. Drei bis vier Folien sind ausreichend, benutzen Sie lieber das Flipchart – so kommt eher eine Diskussion auf.

6. Wenn eine Präsentation vorbereitet wird, diese bitte mindestens 2 - 3 Tage vorher allen Teilnehmern zusenden. So muss die Unterlage nicht monoton vorgetragen werden, sondern man kann sich auf Verständnisfragen und die inhaltliche Diskussion konzentrieren.

7. Vor dem Meeting ist – während dem Meeting – ist - nach dem Meeting: Häufig hat man gefühlt ein gutes Meeting, aber es werden danach nicht die Dinge gemacht, über die man gesprochen hatte. Und von vielen dieser Themen war man eigentlich der Meinung, sie wären abgeschlossen und die besprochenen Punkte würden ins Laufen kommen. Hier ist es wichtig, vorher genau zu definieren, wer ist verantwortlich, was genau muss gemacht werden und, last but not least, bis wann muss es erledigt werden. Wer macht was – bis wann!

8. Führen Sie Protokoll, sodass alle Dinge festgehalten werden. Wenn Ihnen die Zeit fehlt, ein schriftliches Protokoll zu führen – dann fotografieren Sie mit dem Mobile die Flipcharts – so kann man sich alle wichtigen Punkte wieder ins Gedächtnis rufen und bei Nachfragen stehen die besprochenen Punkte zur Verfügung.

Wenn Sie persönlich an Ihrer Meetingkultur weiterarbeiten möchten – dann holen Sie sich Feedback ein. Lassen Sie am Ende die Teilnehmer ein kurzes „Blitzlicht“ über das Meeting geben. Noch besser ist es, wenn Sie von einem Kollegen oder einer anderen Vertrauensperson detailliertes Feedback zu dem Meeting einholen. Damit haben Sie eine gute Möglichkeit an Ihren Moderationsstil zu arbeiten, die eingesetzten Methoden zu überdenken und Ihre Nachbereitung weiter zu entwickeln.

Sind Ihnen wieder einige Punkte ins Gedächtnis gekommen? Wir wünschen Ihnen viele erfolgreiche und effiziente Meetings! Wenn Sie an Ihrer Meetingkultur gerne weiterarbeiten möchten – wir unterstützen Sie gerne. Sprechen Sie uns an!

Haben Sie Fragen dazu? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Sie erreichen uns per E-Mail unter dagmar.strehlau@anxo-consulting.com oder unter Telefon 06192 40 269 0.

ANXO. Wir verändern Ihre Welt.