Digitaler Vertrieb

Video-Calls richtig implementieren

28.10.2021 | Artikel von Manuel Czwalina

Spätestens seit Corona sind Video-Calls allgegenwärtig – sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld. Auch die Einsatzmöglichkeiten des Video-Calls im Vertrieb bieten vielfältige Vorteile. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass dieses digitale Tool zu wenig und / oder nicht richtig eingesetzt wird.

Typischerweise ist der B2B-Vertrieb geprägt von vielen persönlichen Kundenbesuchen des Außendienstes: Termine mit Neukunden und Bestandskunden werden vor Ort durchgeführt. Die Tagesrouten werden akribisch geplant, damit möglichst viele Kunden am Tag aufgesucht werden können. Außendienstmitarbeitende verbringen viel Zeit auf der Strecke. Folglich müssen Besuche mit einer gewissen Erfolgswahrscheinlichkeit bewertet werden, damit sie sich lohnen. Die Anzahl an Leads verringert sich durch die notwendige Vorqualifizierung. Entsprechend ändert sich der Vertriebstrichter.

Welche Auswirkungen hat der Einsatz von Video-Calls nun im Vertrieb? Dass persönliche Besuche gänzlich durch Video-Telefonie abgelöst werden, ist illusorisch. Ebenso unwahrscheinlich ist jedoch auch, dass sich die Art des Vertriebs nicht nachhaltig anpassen wird. Drei besonders relevante Auswirkungen im Vertrieb durch den Einsatz von Video-Calls:
 

1. Erhöhung der Anzahl der Kundenbesuche

Da An- und Abreise entfallen, kann die Anzahl der Kundenbesuche erhöht werden. Wohingegen im Schnitt 3 – 6 vor Ort Besuche pro Tag üblich sind, vervielfacht sich die Anzahl durch virtuelle Treffen. Die freigewordene Kapazität kann genutzt werden, um die Anzahl der bearbeiteten Leads am Anfang des Vertriebstrichters und / oder die Kontaktfrequenz bei Bestandskunden zu erhöhen. Der Aufwand für die Vorqualifizierung von Leads verringert sich folglich.
 

2. Senkung der Vertriebskosten

Die Effizienz der Außendienstmitarbeitenden erhöht sich durch den Einsatz von Video-Calls im Vertriebsprozess. Die Anzahl der Stunden auf der „Strecke“, der Verschleiß des Autos und die Kosten für den immer teurer werdenden Sprit verringern sich. Dies wirkt sich positiv auf den Deckungsbeitrag aus und sollte insbesondere in Märkten mit rückläufigen Margen beachtet werden.
 

3. Erhöhung der Nachhaltigkeit

Der ökologische Fußabdruck des Unternehmens spielt eine immer wichtiger werdende Rolle. Alle Unternehmen stehen vor der Aufgabe, sich sukzessive anzupassen und / oder weiterzuentwickeln. Schätzen Sie, wie viele Tonnen CO2 durch den Außendienst Ihres Unternehmens verursacht werden. Die Verringerung der vor Ort Kundenbesuche ist ein Mosaik-stein für Ihre Nachhaltigkeitsstrategie. Positiver Nebeneffekt: Immer mehr Kunden schätzen dies.

Mindestens genauso wichtig wie die Entscheidung Video-Calls einzusetzen, ist die richtige Implementierung. Auf Basis unserer Erfahrung lassen sich vier Faktoren identifizieren, die einen besonders großen Einfluss auf die erfolgreiche Implementierung im Vertrieb ausüben:
 

1. Setzen Sie sich (wieder) intensiv mit Ihrem Sales Funnel auseinander und legen Sie fest, an welchen Stellen der Einsatz von Video-Calls wichtig ist

Häufig stellen wir fest, dass kein einheitliches Verständnis über den Vertriebstrichter in der Organisation vorhanden oder das Verständnis veraltet ist. Ein einheitliches und aktuelles Verständnis über den Vertriebstrichter ist jedoch die Prämisse, um die richtigen Stellen für den Einsatz von Video-Calls zu eruieren. Ein standardisierter Einsatz im Vertriebs-Team schafft Klarheit. Überlegen Sie an welcher Stelle der Einsatz sein muss, sein kann oder nicht geeignet ist. Welche Unterschiede gibt es bei den verschiedenen Kundensegmenten und Produkten? Unsere Empfehlung ist es, im Rahmen eines Workshops ein einheitliches Verständnis über den Sales-Funnel zu erarbeiten und den richtigen Einsatz von Video-Calls festzulegen.

2. Testen Sie zuerst den Einsatz von Video-Calls im Rahmen von internen Meetings

Häufig lassen sich technische Komplikationen erst identifizieren, wenn der Einsatz von Video-Calls getestet wird. Falls technische Komplikationen auftreten, muss selbstredend die IT-Hard- und Software geprüft werden. Halten Sie Regeln fest, die die einwandfreie Nutzung ermöglichen (bspw. Deaktivierung des VPN Tunnels) und kommunizieren Sie diese. Dies ist für die externe Nutzung unabdingbar, erhöht jedoch auch die Akzeptanz bei den Nutzern.
 

3. Sensibilisieren Sie und lassen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter adäquat schulen

Vergessen Sie den Faktor Mensch nicht. Zur erfolgreichen Implementierung gehört auch, dass das neue digitale Tool tatsächlich eingesetzt wird. Mitarbeitende im Vertrieb sind es gewohnt, häufig persönlich vor Ort zu sein. Zeigen Sie die Vorteile auf und machen Sie Betroffene zu Beteiligten im Prozess (bspw. durch die Teilnahme am oben beschriebenen Workshop). Neben der Sensibilisierung ist auch die Sicherstellung des richtigen Einsatzes für den Erfolg elementar. Dies erhöht die Akzeptanz in der Organisation und die vertrieblichen Chancen. Richtiger Kamerawinkel, Hintergrund im Video-Call und richtiger Einsatz der Funktionalitäten der Video-Call Software sind einige Beispiele.
 

4. Implementieren Sie KPIs im Vertriebs-Controlling, die Video-Calls berücksichtigen

Auch KPIs im Vertriebs-Controlling sollten regelmäßig geprüft und weiterentwickelt werden. Unserer Erfahrung nach ist der Aufbau und die Optimierung eines Controllings elementarer Bestandteil eines erfolgreichen Vertriebs. Durch die Ergänzung relevanter KPIs im Kontext der Video-Calls erhält die Wichtigkeit des Einsatzes die notwendige Gewichtung und lässt sich kontrollieren.