Digitalisierung in der Krise

Wie steuere ich meine unternehmensinternen Abläufe in Krisenzeiten?

26.03.2020 | Artikel von Christian Buttgereit und Manuel Czwalina

Die aktuelle Krise verändert unser tägliches Leben und vor allem die Umstände der täglichen Arbeit. Begriffe wie Homeoffice, Digitalisierung und Video-Konferenzen, die man häufig mit den modernen, jungen und mit der digitalen DNA versehenen Unternehmen verbunden hat, begegnen einem täglich. Nun sind diese Begriffe in fast jedem Unternehmen angekommen – zwangsläufig.

Welcher Mitarbeiter kann ins Homeoffice geschickt werden? Wie können die internen Abläufe sichergestellt werden? Wie können sich Mitarbeiter und Führungskräfte ortsunabhängig abstimmen? Wie können sich Mitarbeiter aufgrund der niedrigen Personaldecke selbst verwalten? Digitalisierung ist eine effektive Antwort auf diese Fragen.

Wir geben Ihnen einen Überblick über vier Digitalisierungsbereiche, die wir von der ANXO als aktuell wegweisend für die Sicherstellung der Handlungsfähigkeit der Unternehmen während der Krise einschätzen, aber auch langfristig und über die Krise hinaus als Erfolgsfaktor sehen. Die Bereiche fokussieren sich auf die unternehmensinterne Sichtweise. Zwei Bereiche (Collaboration Tools und Conferencing Tools) können kurzfristig, auch während einer Krise implementiert werden. Ziel sollte es jedoch sein, diese Tools auch langfristig einzusetzen. Zwei weitere Bereiche (Selfservice Tools und Prozessautomatisierung) müssen hinsichtlich der Implementierung detaillierter vorbereitet werden, haben aber einen langfristigen Effekt und bieten signifikante Vorteile bei künftigen Krisen:

Collaboration Tools

Collaboration Tool bedeutet so viel wie „Werkzeug / Software / Applikation zur Zusammenarbeit“. In unserem Kontext allerdings zur „digitalen Zusammenarbeit“. Ein Werkzeug, welches jeder täglich einsetzt, ist beispielsweise ein E-Mail-Programm. Nichts läuft heutzutage mehr ohne den elektronischen Brief.

Allerdings gibt es auch Tools, die die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Aufgaben und Projekten ermöglicht. Hierzu zählen beispielsweise:

• Jira / Confluence
• Microsoft Teams
• Slack
• Trello

Mit diesen internetbasierten Tools schaffen Unternehmen die Voraussetzung, dass Mitarbeiter, ob im Homeoffice, an unterschiedlichen Standorten oder an einem Standort (allerdings aufgrund der Präventivmaßnahmen gegen Corona räumlich getrennt), weiter gemeinsam, also kollaborativ, arbeiten können.

Die Tools verfügen über Upload- und Download-Funktionalitäten, es können Arbeitspakete getrackt und Projektgruppen virtuell organisiert werden. Manche Tools, wie Microsoft Teams und Slack, bieten darüber hinaus sogar noch die Möglichkeit einer virtuellen Konferenz. Nähere Informationen finden Sie unter dem Bereich Conferencing Tools.

Kurzum: Diese Tools sind schnell zu implementieren und werden – auch nach der Krise – die Abläufe und die Zusammenarbeit effizienter gestalten und dabei die Unternehmenskultur und Arbeitsmotivation positiv prägen.

Conferencing Tools

Conferencing Tools (Konferenzsysteme) sind nichts Neues. Einwahldaten für Telefonkonferenzen gibt es bereits seit Jahren. Übrigens fand die erste Telefonkonferenz der Welt in Deutschland statt, im Jahr 1928. Den Durchbruch für diese Art der Konferenz gab es allerdings erst mit der ISDN- und IP-Telefonie.

In Großunternehmen ist es inzwischen Standard, dass nicht nur der Ton, sondern direkt auch das Videobild des Gegenübers inklusive gemeinsamen Blick auf PowerPoint-Folien oder andere Dokumente und Tools übertragen wird. Die Erfahrung zeigt, dass folgende Funktionen unabdingbar für erfolgreiches Video Conferencing sind:

• Bildübertragung
  Vor allem in Teilnehmerkreisen, die sich noch nicht lange kennen oder in denen Themen mit Konfliktpotenzial diskutiert wird, ist eine Video-Konferenz mit Bildübertragung sinnvoll. Man sieht Reaktionen, Mimik und kann auf Basis der Körpersprache der Teilnehmer ableiten, wie gut oder schlecht ein Thema ankommt oder ob ein Konsens oder Dissens naheliegt.
   
• Chat und Dokumenten-Upload
  Die Chat Funktion und Dokumenten-Upload Funktion ermöglicht eine unmittelbare Diskussion zu einem gemeinsamen Dokument, einer Präsentation oder einem Link. Somit wird auch sichergestellt, dass alle Teilnehmer, die gleiche Seite der Präsentation betrachten.

Im Bereich der Conferencing Tools gibt es mittlerweile auch eine Vielzahl an Anbietern. Ein Auszug einiger bekannter Tools:

• Cisco WebEx
• Microsoft Skype for Business
• Microsoft Teams
• Zoom

Mitarbeiter, Unternehmen und Geschäftspartner rücken virtuell näher zusammen, nicht nur in Krisenzeiten. Wer über mehrere Standorte aktiv ist und ein internationales Netzwerk an Geschäftsbereichen, Partnern, Zulieferunternehmen oder ähnliches hat, kommt um solche Tools nicht umher und setzt den Grundstein zur Digitalisierung im eigenen Unternehmen, auch kurzfristig und nachhaltig.

Selfservice Portale

Der Personalbereich ist eines der internen Service-Bereiche, mit dem ein Mitarbeiter häufig interagiert: Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Fehlzeiten, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Zeugnisse, Fortbildungen sind nur einige Beispiele. Wer einen Blick hinter die Kulissen der Personalabteilungen wirft, sieht nicht nur eine Vielzahl von Aufgaben; häufig sieht man auch eine Menge Papier!

Mithilfe von Intranet- oder Selfservice-Portalen für Mitarbeiter können viele Anfragen digital abgefedert werden und vor allem durch Bereitstellung von Dokumenten und Informationen selbst durch den Mitarbeiter gelöst werden. Download-Bereiche, in denen Lohn- und Gehaltsauszüge personalisiert bereitgestellt werden oder auch FAQ-Seiten, über die der Mitarbeiter eine Information erhält, bis wann. Der Resturlaub in Anspruch genommen werden muss oder unter welchen Bedingungen eine Verlängerung der Frist möglich ist, sind auch hier nur einige Beispiele.

Voraussetzung ist allerdings ein digitalisierter Personalbereich. Es lässt sich nicht in Gänze vermeiden, dass weiterhin Papier unterschrieben wird, aber spätestens nach Unterzeichnung eines Vertrags oder nach Einreichung einer Krankmeldung, muss diese einen digitalen Weg zur Bearbeitung, Freigabe und Archivierung finden.

Digitale Selfservice-Portale lassen sich nicht von jetzt auf gleich umsetzen, aber Krisenzeiten zeigen die unternehmensinternen Schwachstellen deutlich auf. Mit der Konzeption sollte jetzt schon begonnen werden.

Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt aufgrund der Zuverlässigkeit und zeitnahen Abfragemöglichkeit von Informationen und die Unternehmen legen damit einen weiteren Baustein, um in Krisen souverän handlungsfähig zu bleiben.

Prozessautomatisierung

Prozesse sind festdefinierte Abläufe in einer Unternehmensorganisation. Diese können unterschiedliche Bereiche betreffen, wie unter anderem:

• Administrativen Bereich
• Customer Service
• Einkauf
• Finance
• IT-Service
• Marketing
• Produktion
• Vertrieb

Mithilfe von Workflow-Management-Systemen, wie Business Process Automation (BPA) oder Dokumentenmanagementsystemen (DMS) können interne Abläufe mit Hilfe automatischer Routings effizient durch Organisationen gesendet werden. Z. B. Erkennung und Routing von Eingangsrechnungen über OCR-Technologie (Optical Character Recognition/Texterkennung) auf Basis von Freigabeinstanzen in Abhängigkeit von Budget-Grenzen oder Kompetenzbereichen.

Diese Tools greifen i. d. R. tief in die Systeme und bestehenden Applikationen, wie Buchführungssoftware, ein. Es bedarf einer detaillierten Analyse zu Workflows, Schnittstellen und Organisationsstrukturen. Eine kurzfristige Implementierung ist daher kaum möglich, rüstet aber ein Unternehmen für bevorstehende Krisen. Viele Abläufe können dann ohne die menschliche Schnittstelle und mit deutlich geringer Fehlerquote automatisiert abgewickelt werden.

Auch hier gilt: In Krisenzeiten lassen sich Schwachstellen in den non-digitalen Abläufen sehr gut erkennen und ein mögliches Lastenheft für Implementierungsvorhaben vorbereiten.

Denn eines steht fest: Nach der Krise ist vor der Krise. Die nächsten Herausforderungen werden kommen, wenngleich (hoffentlich) nicht mit diesen globalen Auswirkungen, wie wir es derzeit erleben.

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